Le télétravail et la numérisation ont le vent en poupe en cette ère post-Covid. Ainsi, pour satisfaire ses offres, l'entreprise fait signer à distance ses dossiers essentiels. La signature électronique est un moyen qui présente de multiples avantages. Cependant, il convient d'éviter certains mauvais usages de ces signatures électroniques.
Les avantages de la signature électronique !
La signature électronique accélère l'échange de documents. Tout se fait en peu de temps entre deux smartphones à distance. Cette option optimise en outre le suivi des dossiers, car vous pouvez relancer rapidement les agents et les clients qui ont oublié de signer certains documents. Si vous avez besoin d'aide,
Universign propose des solutions de signature électronique qui vous permettent de sécuriser vos données contre la fraude. En effet, personne ne pourra reproduire le même dossier signé à votre place. Vous bénéficierez de plusieurs avantages en optant pour cette méthode. Vous n'aurez plus besoin de faire une course pour payer vos contrats. De plus, les frais de papier et d'impression sont économisés. Votre santé est moins exposée au danger. La signature en ligne limite le risque de transmission de virus naturels, comme le covid-19.
Les erreurs à éviter lors de l'utilisation de la signature électronique !
Il ne faut rien ajouter à une simple signature électronique, qui est une version scannée de la signature écrite. Des données telles que la date, l'heure, etc. ne modifient pas le type de signature. Si nécessaire, divers documents doivent être fournis pour prouver le contexte. Le non-respect des niveaux de signature sera également refusé. En effet, la conformité de la signature électronique est très exigée pour éviter les malentendus. Votre signature aura donc des horodatages et des cachets électroniques corrects. Cependant, le fournisseur de votre certificat qualifié est en dehors de la liste de confiance actuelle. Votre signature peut donc ne pas être validée si la case ou la localisation n'est pas respectée.
Quelques conseils pour conserver les fichiers électroniques !
Vos fichiers numériques peuvent être plus fragiles que les documents physiques. Pensez à stocker correctement vos fichiers électroniques. Utilisez un disque dur externe et copiez-y les fichiers que vous avez triés. Ainsi, si votre ordinateur tombe en panne ou si vous perdez vos documents, ce support vous sauvera la mise. Des sites d'hébergement en ligne ou en cloud sont aussi à votre disposition. Ils sont payants, mais les prix sont estimés en fonction des volumes occupés et du temps de stockage. Ils vous simplifient la découverte et vous aurez accès à vos fichiers à tout moment.