La signature électronique, un outil incontournable pour les entreprises

Publié le : 30 mars 20223 mins de lecture

La crise sanitaire a entraîné une diminution des voyages d’affaires et une augmentation du nombre d’employés travaillant à distance. La capacité de signer à distance est essentielle pour poursuivre les opérations administratives et commerciales et la croissance de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est un mécanisme qui garantit l’intégrité d’un document électronique et authentifie son auteur, tout comme une signature manuscrite sur un document papier. Elle a le même effet juridique qu’une signature manuscrite.

Elle se distingue de la signature écrite en ce qu’elle correspond à une série de signatures plutôt qu’à une signature visuelle. D’ailleurs, les signatures numériques ont deux objectifs principaux : garantir l’intégrité du document, c’est-à-dire s’assurer qu’aucune modification n’a été apportée au document entre la signature et la vérification, et authentifier l’identité du signataire.

En revanche, les signatures numériques et électroniques n’ont pas la même valeur probante et ne peuvent pas être utilisées pour prouver le consentement. Pour ce faire, Universign est un pure-player de la confiance numérique dont vous pourrez à tout moment solliciter ses experts qualifiés pour signer vos documents en toute sérénité.

Quels sont les avantages d’une signature électronique ?

Grâce à un système de clés cryptographiques et de procédures d’authentification intégrées, la signature numérique garantit à la fois l’authenticité de la signature et l’intégrité du document. Cela empêche les signatures et les documents numériques d’être falsifiés. Les signatures numériques permettent, non seulement d’assurer une traçabilité transparente des transactions, mais aussi de réduire considérablement le temps nécessaire au traitement des transferts de fonds internes et externes.

Il n’est pas nécessaire d’imprimer, de scanner, d’envoyer des courriers ou de se déplacer plusieurs fois pour recueillir des signatures. Aussi, les signatures électroniques garantissent l’authenticité du document et l’identité du signataire, ce qui les rend plus difficiles à contester en justice que les signatures manuscrites. En choisissant une solution conforme, vous pouvez respecter vos obligations légales et assurer une protection maximale.

Comment mettre en œuvre les signatures électroniques dans une entreprise ?

La première étape consiste à évaluer tous les documents et contrats qui peuvent être signés numériquement. Il s’agit d’une étape importante, car certains contrats doivent encore être formalisés. Deuxièmement, il est certainement important d’impliquer les départements concernés et la direction de l’entreprise dans la numérisation de la signature.

Le processus de numérisation est en effet un projet d’entreprise avec des objectifs de qualité, de coût et de délai, même s’il nécessite une gestion de projet technique. Pour se conformer aux exigences légales nationales et internationales, la plate-forme de signature numérique doit répondre aux exigences en vigueur.

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